留学生必备~英文邮件写作技巧全干货

邮件的结构顺序虽大体相同，但每一部分都需要我们细心雕琢，确保表达合理且语法无误。

关于主题（subject）的写作。事件关键词与姓名应紧密相连，如涉及紧急事宜，可在其后添加“urgent”或“紧急”等字样。应避免使用诸如“quick question”、“contacting you”、“email about an important matter”等模糊标题。专业人士建议，6-10个字的英文邮件标题是最理想的，这样整个标题可以完整显示在预览处。

正文（body）的写作。开篇应介绍自己，紧接着说明写信目的，并明确希望对方采取的行动（CTA）。信息组织应遵循从重要到不重要的顺序。若是催促回信，可在第一段明确提出最后期限（ealine）。若是询问问题，应简洁明了地列出疑问。如需寒暄，则控制在一句话内。善用“if-then”语句进行有效快速沟通。建议清晰引用截图、文章等。附件命名要有关键词和姓名，对于大文件，可考虑使用wetransfer、google drive等平台分享下载链接。

结尾部分（ending）。尽量减少使用疑问句，多用“I’m wondering if you can…”这样的句式，而不是“could you…”。表达感谢时，用期待很快收到回复的语句。表示感谢提前。

落款（signature）。可以选择使用“yours sincerely”、“yours faithfully”、“kin regards”、“best wishes”、“all the best”等礼貌用语，附上姓名及所属关系、邮件地址和电话。

一些实用tips：总结主题要简洁直接；确认邮件地址正确；明确知道收件人信息并注明职位；使用正式礼貌用语；尽量少用专业技术性语言。编辑内容时遵循“F”形架构，即先介绍背景再逐步深入；采用统一的字体并多分段以突出重要信息。发送前仔细检查避免语法错误。

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